Kostenfreie Vorlage zur Abrechnung von Reisekosten, Spesen und Auslagen

Diesmal stellen wir ein kostenfreies Formular zum Download bereit, mit denen Ausgaben auf Geschäftsreisen oder auf dem Bau schnell und einfach erfasst werden können. Den kostenlosen Vordruck für die Reisekostenabrechnung erklären wir in diesem Beitrag.

Wofür braucht man eine Reisekostenabrechnung?

Mit der Reisekostenabrechnung werden Kosten abgerechnet, die nicht durch etwaige Pauschalen (bspw. Essenspauschale) abgedeckt sind. Die Auslagen streckt man normalerweise aus eigener Tasche vor und bekommt sie anschließend (nach der Reise) wieder erstattet. In manchen Unternehmen ist es ebenfalls üblich, dass vor preisintensiven oder längeren Reisen ein Vorschuss gezahlt wird, der mit in die Reisekostenabrechnung einzubeziehen ist und mit dieser begründet werden kann.

Natürlich kann man mit der Vorlage auch alle anderen Ausgaben wie Reisekosten, also z.B. Kosten für Zugtickets, oder Spesen erfassen und anschließend geordnet an die Buchhaltung überreichen. Es handelt sich also um eine Vorlage zur Abrechnung der Auslagen.

Unsere Erfahrung mit dem Formular zur Auslagenerstattung

Wir haben bei unserer Arbeit als Schreibservice für Radeberg und Umland mit dieser Vorlage sehr gute Erfahrungen gemacht und erhalten von unseren Kunden immer wieder das Feedback, dass man sich dadurch viel Zeit erspart. Denn mit der Vorlage zur Abrechnung der Reisekosten gelangen die einzelnen Posten bereits geordnet zur Buchhaltung und müssen nicht durch mühsame Nachfragen sortiert und begründet werden.

Wie verwendet man die Auslagenabrechnung?

Wir empfehlen die Auslagenabrechnung wie folgt zu verwenden: Jeder Mitarbeiter, der Ausgaben aus eigener Tasche oder über ein Geschäftskonto tätigt, sollte einen separaten Zettel erhalten. Auf diesem trägt er den Monat ein, in dem die Auslagen, wie zusätzliche Reisekosten oder Spesen, fällig werden. Dabei sollte man beachten, dass nur die Ausgaben auf dem Zettel erfasst werden, die auch wirklich ausgegeben wurden. Verpflegungspauschalen haben auf diesem Zettel nichts zu suchen.

Wie füllt man die Vorlage richtig aus?

Die Vorlage richtig auszufüllen, ist nicht sehr kompliziert. Wir wollen trotzdem nochmals auf die einzelnen Spalten eingehen, um Verwechslungen zu vermeiden.

1. Spalte: Bezeichnung der einzelnen Auslagen

In der ersten Spalte der Auslagenabrechnung trägt man die Sachen ein, die man bezahlt hat. Dies könnten z.B. Briefmarken, Büromaterialien, Parkgebühren oder Tankrechnungen sein. Hier kann ein allgemeiner, aber eindeutiger Name gewählt werden, der sich auf dem entsprechenden Beleg nochmal genauer erklärt. Es ist also nicht nötig in diese Spalte zu schreiben, wann und wo getankt wurde. Wenn es mehrere Tankbelege gibt, kann diese Information bei “Bemerkung” hinzugefügt und die einzelnen Auslagen durchnummeriert werden.

2. Spalte: Nettobetrag

In die 2. Spalte wird der Nettobetrag hinterlegt, also beispielsweise der Benzinpreis ohne die ebenfalls bezahlte Steuer. Das ist wichtig für die Buchhaltung, da so schnell die einzelnen Buchungen ohne die wieder abzuziehende Umsatzsteuer durchgeführt werden können.

3. und 4. Spalte: Steuer und Bruttobetrag

Hinter dem Nettopreis folgt der Betrag der Umsatzsteuer, also im Falle der Mehrwertsteuer 19 % des Nettobetrags. Dieser wird in der 4. Spalte (“Brutto”) mit dem Nettopreis zusammengezählt und aufgeschrieben, damit der auszuzahlende Betrag ebenfalls auf einen Blick ersichtlich wird.

5. Spalte: Bemerkung

Sollte eine Erklärung notwendig sein, kann man diese in der 5. Spalte notieren. Bei unserem Tankbeispiel könnte das also der Ort sein, an dem man getankt hat.

Anlagen: Belege und Kassenbons

Die Belege oder Kassenbons heftet man anschließend an den Auslagen-Abrechnungs-Zettel, damit sie nicht verloren gehen. Manche Buchhaltungen sehen es gerne, wenn die einzelnen Belege auf jeweils 1 Din-A4 Blatt geklebt werden, das ist aber je nach Unternehmen oder Organisation verschieden.

Und zum Schluss: Vorschuss, Übertrag und Erstattungsbetrag

Am Ende des Monats rechnet man alle Auslagen zusammen, die man für das Unternehmen getätigt hat und trägt sie bei “Gesamtbetrag Auslagen” ein.
Gegebenenfalls verrechnet man diesen Betrag mit einem Vorschuss. Hat man keinen solchen erhalten, lässt man einfach die beiden Felder, in denen der Begriff “Vorschuss” auftaucht, frei.

Der untere Bereich ist für die Buchhaltung oder die Person gedacht, welche für die Abrechnung verantwortlich ist.

Arbeiten mit der Auslagenabrechnung in der Buchhaltung

Die Buchhaltung erhält den Abrechnungszettel und kann anschließend markieren, ob der Erstattungsbetrag überwiesen oder in bar ausgezahlt wurde. Bei einer Barauszahlung empfehlen wir die Auslagenabrechnung von der Person unterzeichnen zu lassen, die den Erstattungsbetrag erhält. Bei einer Überweisung sollte die Person unterzeichnen, welche die Überweisung veranlasst hat.

Hier kann man die Auslagenabrechnung kostenfrei herunterladen.

Bildquelle Startbild: © Marco2811 – Fotolia.com


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