Die Einführung des gesetzlichen Mindestlohnes ab dem 01.01.2015 brachte für viele Arbeitgeber einen größeren Verwaltungsaufwand mit sich. Seit diesem Datum besteht nämlich eine Dokumentationspflicht über die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter. Was bei einem solchen Arbeitszeitnachweis zu beachten ist, haben wir uns einmal näher angeschaut.
Arbeitszeitnachweis – wer, was und wie?
Wer muss dokumentieren?
Nahezu alle Arbeitgeber (auch jene mit Sitz im Ausland) müssen einen Arbeitszeitnachweis seit dem 01.01.2015 für ihre Mitarbeiter anfertigen. Dies gilt für Mini-Jobber und kurzfristig Beschäftigte, für alle Branchen nach dem §2a Schwarzarbeiterbekämpfungsgesetz (z.B. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft oder Gebäudereinigungsgewerbe) und für alle Branchen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz.
Was muss dokumentiert werden?
In den Arbeitszeitnachweisen müssen ganz exakt der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit erkenntlich werden. Die Pausen müssen nicht mit notiert werden. Wer seine Arbeit hauptsächlich mobil ausübt oder aber keine konkrete tägliche Arbeitszeit vom Arbeitgeber vorgegeben ist bzw. der Arbeitnehmer sich diese völlig frei einteilen kann, braucht im Übrigen nur die Dauer zu notieren.
Sollten die Arbeitszeiten generell mit festen Wochenplänen geregelt sein, so kann anhand dieser die Dokumentation vorgenommen werden. Dabei müssen aber gewissenhaft alle eventuellen Änderungen eingetragen werden bzw. es muss ersichtlich sein, dass die Zeiten kontrolliert wurden und keine Abweichungen vorgekommen sind.
Wie muss der Arbeitszeitnachweis gemacht werden?
Es gibt keine vorgeschriebene Form für den Arbeitszeitnachweis. Somit darf er sowohl schriftlich, als auch elektronisch geführt werden. Wichtig ist, dass die Arbeitszeit spätestens am 7. Tag nach Leistung erfasst werden muss, ansonsten drohen hohe Strafen. Die gesamte Dokumentation muss mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Abweichungen möglich?
Natürlich gab es zunächst noch einige Ausnahmen von dieser Pflicht. So wurde beispielsweise für alle Tarifverträge mit noch abweichenden Regelungen eine Übergangszeit von zwei Jahren eingeräumt. Diese Frist läuft am 31.12.2016 aus. Ab dem 1. Januar 2017 gilt das Mindestlohnniveau und somit auch die Dokumentationspflicht ohne Einschränkungen für alle.
Kostenlose Vorlage für Arbeitszeitnachweis
Damit der Dokumentationsaufwand so klein wie möglich bleibt, haben wir hierfür eine PDF- und eine Excel-Vorlage erstellt. Diese möchten wir wieder kostenfrei zur Verfügung stellen. Erklären müssen wir zu dieser Vorlage nicht viel – jeder Mitarbeiter trägt seine Daten täglich ein und am Monatsende heften Sie das Formular zu den jeweiligen Unterlagen. So findet jeder die für sich optimale Vorlage für den Arbeitszeitnachweis.
Arbeitszeitnachweis als Excel zum Download
Arbeitszeitnachweis als PDF zum Download
Quellen
www.zoll.de
www.felix1.de/arbeitszeitnachweis-mindestlohngesetz
www.mindest-lohn.org
sehr gut