Visitenkarten schnell erfassen

Die Messe ist vorbei. Sie war erfolgreich. Sie hat viele Kontakte gebracht. Und nun sitzen Sie vor dutzenden Visitenkarten und Gesprächsprotokollen. Die Daten müssen in wenigen Tagen erfasst und in der Datenbank gespeichert sein. Schließlich wollen Sie an dem Kontakt dran bleiben . Aber wie erfassen Sie die Kontaktdaten so effizient wie möglich?

Messen sind teuer. Die Messe München beziffert die Kosten für einen auf einer Messe generierten „Lead“, d.h. einen mit seinen Kontaktdaten bekannten Interessenten, mit etwa 500 EUR. Den möchte man natürlich nicht verlieren oder gar der Konkurrenz überlassen. deshalb ist Schnelligkeit das oberste Gebot. Doch bevor Sie weitere Informationen oder Angebote an den Lead senden können, müssen die Kontaktdaten erfasst werden.

Daten erfassen – von Hand?

Das können Sie von Hand erledigen. Wenn Sie einen Internetanschluss und ein Webfrontend für Ihre Kontakt-Datenbank haben, spricht nichts dagegen, die Daten direkt nach dem Gespräch zu erfassen. Das Gespräch ist noch frisch in Erinnerung und das Backoffice kann sofort auf die Daten zugreifen und weitere Schritte einleiten.

Nur sieht es leider nicht gut aus, wenn das Standpersonal nach einem Gespräch erst einmal 20 Minuten hinter dem Bildschirm abtaucht, um Kontaktdaten zu erfassen. Dazu ist es auf einer Messe meist viel zu hektisch. Deshalb haben sich vorgefertigte Gesprächsformulare mit Ankreuzlisten und einem Notizfeld bewährt. Die Visitenkarte wird mit einer Büroklammer dran geheftet und der Bogen vorerst zur Seite gelegt. Der Mitarbeiter auf dem Messestand hat nun Zeit, sich weiteren Besuchern zu widmen.

Daten erfassen – mit Scanner?

Schneller geht das Erfassen der Visitenkarten mit einem Scanner. Entweder nutzt man ein speziell für Visitenkarten entwickeltes Gerät oder die Kamera des Smartphones und eine geeignete App. Das Prinzip ist bei beiden Systemen gleich: Zuerst wird eine Bilddatei von der Visitenkarte erstellt und anschließend werden die Daten mit einer OCR-Software (Optical-Charakter-Recognition = Optische Buchstaben-Erkennung) ausgelesen und in einer Tabelle oder Datenbank gespeichert.

Die Qualität ist dabei sehr durchwachsen. Hochwertige Scanner und professionelle Erkennungs-Programme liefern eine Trefferquote bis fast 100 Prozent. Aber sie sind sehr teuer und lohnen sich kaum für die wenigen Messen pro Jahr. Preiswerte Scanner haben bei einfachen Visitenkarten eine gute Trefferquote, scheitern aber bei besonderen Designs oder Formaten kläglich.

Und die Smartphones sind praktisch, um die Kontakte direkt auf dem Handy zu speichern. Für die Übertragung zur Kontakt-Datenbank ist allerdings eine spezielle Schnittstelle notwendig. Und die Erfassungsquote ist stark von der verwendeten Kamera, einem Bildstabilisator und den Lichtverhältnissen abhängig. Oft muss man aufwändig von Hand nacharbeiten.

Daten erfassen – durch einen professionellen Dienstleister

Zudem haben alle Scanner ein Problem mit handschriftlichen Notizen. Stehen sie auf der Visitenkarte, können sie nichts damit anfangen. Und für das Gesprächsprotokoll braucht man ohnehin einen Hand- oder Flachbettscanner. Ankreuzlisten lassen sich leicht automatisch erfassen. Bei den Notizen des Mitarbeiters wird das sehr schwierig.

Deshalb bleibt die dritte Lösung: Packen Sie die Gesprächsprotokolle mit anhängenden Visitenkarten in einen Umschlag und schicken Sie alles per Über-Nacht-Kurier zu Data Cura. Wir erfassen am nächsten Tag Ihre erbeuteten Visitenkarten mit einem leistungsfähigen Scanner und speichern die Kontaktdaten in einem von Ihnen gewünschten Format (z.B. in Outlook, in ein CRM, in ein Excel-Liste oder als vcard-Datei.

Zu den Kontaktdaten erfassen wir auch die Gesprächsprotokolle und übermitteln die Daten umgehend an Ihr Backoffice. Dort können die Kontakte noch am selben Tag weiter bearbeitet werden. Das ist doch ein guter Kompromiss aus Schnelligkeit und garantierter Qualität. Ihre neuen „Leads“ werden es zu schätzen wissen. Wir sind Ihr Dienstleister für Büroorganisation in Bischofswerda.

Startbild: © SirChopin – Fotolia.com


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.