Stundenzettel und Reisekosten richtig erfassen – mit ihrem virtuellen Assistenten

Unsere Kunden erklären uns immer wieder, dass das Erfassen von Reisekosten und Stundenzetteln ein sehr zeitaufwendiges Unterfangen sein kann. Die Zettel, die durch die Mitarbeiter eingereicht werden, müssen sortiert und richtig verbucht werden, damit man am Ende eine ordentliche Abrechnung erhält. Als Anbieter für Bürodienstleistungen in Bischofswerda setzen wir hierzu auf die Tabellenkalkulation Excel, für die wir eine eigene Vorlage erstellt haben.

Die Idee für die Excel-Vorlage entstand bei einem Ingenieurbüro

Entstanden ist die Excel-Vorlage aus einem Auftrag für ein Ingenieurbüro. Die Mitarbeiter des Büros befanden sich regelmäßig auf Baustellen in Deutschland und Europa. Dies ist typisch für viele Ingenieurbüros in Deutschland, da die Ingenieure während der Arbeiten regelmäßig vor Ort den Fortschritt der Baumaßnahmen kontrollieren müssen.

Nach ihrer Rückkehr landeten die Stundenzettel und angefallenen Reisekosten auf den Tisch der Geschäftsführer. Diese mussten sämtliche Zahlen auf den Zetteln erfassen, um mit den Daten eine ordentliche Abrechnung für ihre Auftraggeber erstellen zu können. Da sich mit der Zeit jedoch die Zettel immer mehr auf den Bürotischen stapelten, wurden viele Projekte erst sehr spät endgültig abgerechnet.

Aufträge abarbeiten oder Aufträge abrechnen: Eine Frage der Liquidität?

Um einen drohenden Liquiditätsengpass vorzubeugen, entschied man sich, auf uns zurück zugreifen. Wir übernahmen fortan das Einsammeln der notwendigen Unterlagen und erfassten anschließend alle Zahlen, Daten und Informationen. Dazu zählen unter anderem die reinen Fahrtkosten, wie Tankzettel, Tickets der Bahn oder Flugtickets, sowie die Kosten für die Unterbringung für Hotels oder Pensionen. Hinzu kamen die bereits erwähnten Stundenzettel, welche durch den Auftraggeber quittiert wurden.

Um uns die Arbeit zu erleichtern, erfassten wir die Daten von Beginn an, in einer Excel-Tabelle. Mit der Zeit entwickelten wir daraus eine Excel-Vorlage. Diese Vorlage passten wir so an, dass man nach der Erfassung aller Daten sofort eine Rechnung drucken konnte. Die Zeit die wir nunmehr von der Datenerfassung bis zur Rechnungsstellung benötigen, verringerten wir mit dieser Vorlage auf einen Bruchteil der vorherigen Zeit.

Startbild: © Marco2811 – Fotolia.com


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