Rechnung erstellen leicht gemacht – mit ihrem virtuellen Assistenten

Bereits seit längerem erstellen wir als Büroorganisation für Radeberg und Umland Rechnungen für Kunden, welche diese Arbeit als zeitraubend einstufen. Wir stellen dabei immer wieder fest, dass es sich bei diesen Kunden in erster Linie um Einzelkämpfer oder kleine Unternehmen aus dem Bereich Handwerk handelt. In dieser Branche scheint die Auftragslage dauerhaft zu boomen, so dass der “Bürokram” fast immer liegen bleibt.

Ohne Rechnung kein Umsatz

Da jedoch nur Umsätze fließen können, wenn die entsprechenden Rechnungen auch gestellt werden, bereiten wir diese gerne für unsere Kunden vor. Wir gehen dabei wie folgt vor. Zum Beginn begleiten wir unseren Kunden für rund einen Monat vor Ort, um zu wissen, welche Posten und Positionen auf den Rechnungen erscheinen müssen. Zudem erfahren wir dadurch, wie die Posten abgerechnet werden müssen und ob man Positionen zusammen fassen kann.

Plötzlicher Krankheitsfall! – wer erstellt die Rechnungen?

Wir fanden zudem heraus, dass es für uns wichtig ist, die Zusammenhänge im Unternehmen zu kennen, um schnell reagieren zu können und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Hierzu ein Beispiel. Einer unserer Kunden hatte vor kurzem einen plötzlichen Krankheitsfall in seinem Unternehmen. Die Person, welche für das Erstellen der Rechnungen verantwortlich war, fiel für einen längeren Zeitraum aus.

Dadurch, dass wir zuvor diese erkrankte Person bereits bei der Erstellung der Rechnungen unterstützten, musste uns der Inhaber des Unternehmens nur die Leistungsscheine seiner Mitarbeiter zusenden. Wir konnten anschließend aus diesen Informationen die Rechnungen für den Kunden erstellen, ohne dass dieser kurzfristig einen neuen Mitarbeiter einarbeiten musste.

Geschwindigkeit ist Alles – 12 Rechnungen in einer Stunde

Viele unserer Kunden bescheinigen uns zudem einen weiteren Vorteil, der uns gar nicht so bewusst war: die Geschwindigkeit in der wir Rechnungen erstellen. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass wir uns mit den Systemen, mit denen wir arbeiten, sehr gut auskennen und zudem mit 10 Fingern schreiben können. Das Erstellen von Rechnungen erfolgt dadurch in kürzester Zeit. Wir haben dies bei einigen Kunden einmal ausgemessen und fanden dabei heraus, dass wir für kleine Unternehmen in einer Stunde rund 12 Rechnungen, auf denen sich 1 bis 3 Posten befinden, erstellen können.

Startbild: © Andreas F. – Fotolia.com


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