Die telefonische Terminvereinbarung ist kompliziert und erfordert starke persönliche Fähigkeiten. Letztlich entscheiden Gesprächsverlauf, Selbstdarstellung und Interesse, ob ein Termin zustande kommt. In späteren persönlichen Gesprächen überzeugen Außendienstmitarbeiter deutlich leichter mit ihren Produkten und Dienstleistungen. Der erste Schritt zu diesem Erfolg ist und bleibt die verbindliche und schnelle Terminvereinbarung mit den potenziellen Kunden.
Handlungsanweisung für schnelle Terminvereinbarungen
- Ansprechpartner finden, Direktkontakt herstellen und Gesprächsleitfaden vorbereiten
- Thema umreißen und direkt zwei Terminvorschläge nennen
- E-Mail-Adresse erfragen, um den Termin zu bestätigen
- Auf Einwände korrekt reagieren und Alternativen anbieten
Erstkontakt zum Ansprechpartner – nur mit Gesprächskonzept
Ziel beim telefonischen Erstkontakt ist es, sofort zum Ansprechpartner vorzudringen. Suchen Sie nach der entscheidungsbefugten Person im Unternehmen und erarbeiten Sie ein Skript als Gesprächsleitfaden.
Hier führt die Recherche meist über die Webseite oder die E-Mail-Adresse des Unternehmens. Ist der Ansprechpartner über die Webseite nicht zu ermitteln, folgt bereits der erste Anruf.
Vollkommen ohne Verkaufshintergedanken fragen Sie nach dem richtigen Ansprechpartner und lassen sich zu diesem durchstellen. Wichtig: Immer vorher nach dem Namen und der Telefonnummer fragen. Sollte die Verbindung vor dem Durchstellen abbrechen, haben Sie direkt die Rückrufnummer vorliegen.
Das Gesprächskonzept hilft methodisch vorzugehen und gibt eine Argumentationsfolge vor. Lassen Sie sich von keinen Argumenten einschüchtern, bevor Sie nicht den verbindlichen Termin am Telefon vereinbaren konnten. Führen Sie das Gespräch geschickt so, dass der Gesprächspartner kaum eine andere Wahl als den Terminvorschlag hat.
Weniger ist oft mehr – Thema nur kurz anreißen
Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit in der Darstellung des eigentlichen Themas. Der Kunde soll erst im persönlichen Gespräch vom Produkt oder der Dienstleistung überzeugt werden.
Fokussieren Sie sich am Telefon auf die Terminvereinbarung und kommen Sie schnell darauf zu sprechen. Meist genügen zwei Sätze und ein kurzer Anriss des Themenbereichs, bis es zur Terminvereinbarung kommt. Ein kleiner Tipp: Nennen Sie gleich zwei Terminvorschläge. Somit bleibt dem Kunden die Auswahl und er selbst vereinbart den Termin. Dies hinterlässt einen deutlich positiveren Eindruck.
Zum Schluss tauschen Sie sämtliche Kontaktdaten und die E-Mail-Adressen aus, um den Termin noch einmal zu bestätigen.
So reagieren Sie auf Einwände
Uninteressantes Produkt oder Dienstleistung
Erscheint dem Kunden das Produkt oder die Dienstleistung zu uninteressant, sollte man sich langsam aus dem Gespräch zurückziehen. Fragen Sie, ob ein generelles Interesse besteht und Sie Infos zum Thema zusenden können. Danach bedanken Sie sich und beenden das Gespräch freundlich.
Finanzielle Schwierigkeiten
Gerade Kleinunternehmer oder Startups stecken in finanziell schwierigen Situationen. Sprechen Sie eine Förderung oder Finanzierung an, um die Finanzen als Problem aus dem Weg zu räumen. Besteht das grundlegende Interesse beim Kontakt, vereinbaren Sie den Termin.
Zeitliche Einschränkungen
Viele Firmen stecken aktuell in einem größeren Projekt und nutzen den zeitlichen Rahmen als Vorwand gegen einen persönlichen Termin. Fragen Sie direkt nach, wie lange das Projekt noch dauert und ob Sie sich nach Abschluss noch einmal melden sollen. Bestenfalls vereinbaren Sie direkt einen späteren Termin mit dem Ansprechpartner.
Vorlage Terminvereinbarung kostenfrei downloaden
Hier können Sie unsere Vorlage für ihre Terminvereinbarungen als PDF kostenfrei herunterladen. Für alles weitere stehen wir Ihnen mit unserem Schreibdienst für Dresden und Umland gern zur Verfügung – kontaktieren Sie uns einfach!
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