Seit den 1950er Jahren agieren Firmen schon mit den sogenannten Serienbriefen. Im Zeitalter des Internets sollte dieser Luxus natürlich auch in den Bereich der E-Mails übernommen werden. Doch das ist gar nicht so einfach. Nicht jedes E-Mail-Programm kann die unterschiedlichen, dafür notwendigen Funktionen ausführen. Wir vom Büroservice für Radeberg und Umgebung nutzen zu diesem Zweck Thunderbird mit dem Add-On “Mail Merge”.
Serien-E-Mails – was ist daran problematisch?
Grob gesagt gibt es drei Probleme, wenn man eine E-Mail in Serie verschicken will:
- Die Adresszeile. Wenn man alle Empfänger dort einträgt, sehen sie sich gegenseitig. Das ist nicht in jedem Falle wünschenswert. Dies kann man natürlich umgehen, indem die Adressaten in das Bcc-Feld eingepflegt werden. Aber…
- Die Anzahl. Die meisten E-Mail-Anbieter limitieren die Anzahl der möglichen Bcc-Adressaten. Darum müsste man je nachdem dennoch mehrere E-Mails absetzen. Sicherlich noch immer ein geringerer Aufwand, als alle einzeln zu verfassen. Jedoch…
- Die Ansprache. Die E-Mails können nicht personalisiert werden und müssen darum eine möglichst neutrale Formulierung nutzen. Spätestens hier sieht der Kenner, dass es sich doch um eine Massen-E-Mail handeln muss.
Unser Fall – unsere Lösung
Auch wir standen vor nicht allzu langer Zeit vor diesem Problem, als ein Kunde eine E-Mail-Aktion starten wollte, bei der wichtige Produkthinweise von den Empfängern gegengezeichnet werden sollten. Nach einer kurzen Recherche haben wir das AddOn “Mail Merge” für das E-Mailprogramm “Thunderbird” gefunden, getestet und für gut befunden.
Die Vorbereitungen
Es gibt zwei wichtige Dinge, die vor dem E-Mail-Versand erledigt sein müssen: Natürlich zunächst die Installation des AddOns (und eventuell auch Thunderbirds, wenn dieses noch nicht genutzt wird). Diese ist kostenlos und über die interne Funkion “AddOn” von Thunderbird schnell erledigt.
Die zweite Sache ist das Erstellen einer Datenbank, auf die Mail Merge später zurückgreifen kann. Das kann zum einen ein Adressbuch sein. Es kann aber auch eine separate Excel-Tabelle sein (unbedingt als CVS-Datei speichern). In dieser kann man zum Beispiel drei Spalten anlegen: email, firstname, lastname und darunter dann die entsprechenden Informationen führen. Welche Funktionen alle erkannt werden, kann in der AddOn-Beschreibung nachgeschlagen werden.
Das Verfassen der E-Mail…
…mit dem Adressbuch
Hier muss einfach nur ein allgemeiner Text formuliert werden, der neutral die Inhalte darlegt. Dann fügt man ggf. noch Anhänge hinzu und wählt bei der Option “Senden” mit einem Rechtsklick das AddOn “Mail Merge” aus. Beim nun erscheinenden Pop-up-Fenster muss als Quelle (Source) “Adressbuch” (Adress Book) ausgewählt werden. Schon kreiert Thunderbird für jeden vermerkten Empfänger eine eigene E-Mail und schickt diese gleichzeitig an alle ab.
…mit der Datenbank
Bei dieser Variante kann die E-Mail sogar personalisiert werden, indem man an entsprechender Stelle immer die Titel der einzelnen Spalten zwischen eine Doppelklammer setzt. Dies ist zunächst in der Adresszeile selbst wichtig ( To: {{email}} ) und kann dann mit den restlichen Spalten an jeder beliebigen Textstelle fortgesetzt werden. Die Ansprache sähe dann also beispielsweise in der E-Mail eigentlich wie folgt aus:
“Guten Tag {{Firstname}} {{Lastname}},…”
Nun klickt man wieder auf Senden und wählt dieses Mal aber als Quelle CSV. Im unteren Teil des Pop-up-Fensters muss nun nur noch der Pfad der Datei auf dem PC ausgewählt werden und schon kann die Mail versendet werden.
Mail Merge pickt sich aus der hinterlegten CSV-Datei dann der Reihe nach die entsprechenden Informationen heraus und setzt diese ein. So wirkt die E-Mail als sei sie persönlich formuliert worden.
Quellen:
www.wikipedia.de/Serienbrief
www.addons.mozilla.org/mail-merge
www.praxistipps.chip.de
www.youtube.com