Rechnungen schreiben – aber richtig!

Wer Unternehmer ist, kommt um sie nicht herum: die Rechnung. Nicht nur, dass er die eine oder andere bezahlen muss. Um sein eigenes Einkommen zu erhalten, muss er auch selbst Rechnungen schreiben. Besonders jene, die frisch in die Selbstständigkeit gestartet sind, haben damit Berührungsängste und fürchten, dabei etwas falsch zu machen. Wir erklären, wie Sie richtig eine Rechnung schreiben.

Warum muss ich eine Rechnung stellen?

Die Rechnung ist nicht nur Basis für den Unternehmer, um seine Forderung an den Kunden zu übermitteln. Sie ist auch für den Empfänger noch einmal die Möglichkeit, den Betrag zu überprüfen. Die Rechnung ist also eine Sicherheit für beide Seiten und muss darum auf jedem Fall gestellt werden.

Außerdem dient sie auch als Basis für die Buchhaltung. Bei Freiberuflern ist hier beispielsweise die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausreichend. Dafür bilden die Rechnungen die notwendige Grundlage, die auch das Finanzamt u.U. als Belege sehen will. Darum müssen Rechnungen übrigens zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wann schreibe ich eine Rechnung?

Erbringt man eine Leistung für ein anderes Unternehmen, muss die Rechnung binnen sechs Monaten gestellt werden. Ist der Kunde eine Privatperson, gibt es keine offizielle Frist, nach deren Verstreichen man die Bezahlung nicht mehr einfordern dürfte. Allerdings gehört es auch hier zum guten Ton, nach Erbringung der Leistung die Rechnung zeitnah zu stellen.

Was muss in einer Rechnung stehen?

Es gibt gewisse Vereinfachungen für das Stellen von Rechnungen, wenn die Beträge unter 150,- € liegen. Wer allerdings auf Nummer sicher gehen möchte, kann auch einfach das volle Programm abliefern. Die Angaben sind eigentlich nicht weiter kompliziert.

1. Wer stellt wem die Rechnung?
   Es muss der vollständige Name und die korrekte Adresse von sowohl dem leistenden Unternehmen als auch dem Leistungsempfänger auf der Rechnung stehen. Beim Unternehmer ist außerdem auch die korrekte, vom Finanzamt vergebene Steuernummer Pflicht.
2. Von wann ist die Rechnung?
   Das Datum, an welchem die Rechnung ausgestellt wurde sowie, wann die Leistung erbracht worden ist (hier reicht auch der Monat), sind ebenfalls notwendig.
3. Ordnung muss sein!
   Die Rechnung benötigt eine fortlaufende Rechnungsnummer, die auf dem Schreiben vermerkt sein muss. Hier ist es jedem selbst überlassen, welches System man sich überlegt, es muss nur konsequent angewendet werden.
4. Was soll bezahlt werden?
   Eine genaue Auflistung muss die erbrachten Leistungen, deren Anzahl und das daraus resultierende Honorar umfassen.
   Achtung: Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss zunächst den Gesamtwert in netto ausweisen, dann die Umsatzsteuer ergänzen und den abschließenden Rechnungsbetrag brutto nochmals angeben. Wer Kleinunternehmer ist und die Umsatzsteuer nicht abführt, muss dies auf der Rechnung mit Verweis auf $19 UStG vermerken.
5. Wann und wie muss gezahlt werden?
   Wichtig ist es, immer auch das Zahlungsziel, d.h. eine Frist, bis wann das Geld eingegangen sein soll, anzugeben. Außerdem muss man auf der Rechnung die Zahlungsart angeben – die meisten bevorzugen die Banküberweisung. Darum werden auch die Kontodaten unbedingt auf der Rechnung benötigt.
6. Unterschrift – ja oder nein?
   Tatsächlich ist man nicht verpflichtet, die Rechnung zu unterschreiben. Es macht aber natürlich einen guten Eindruck. Zumal die verschriftlichte Form (also Brief oder E-Mail) in jedem Fall verpflichtend ist.

Mit diesen Angaben ist die Rechnung auf jeden Fall korrekt und kann sorglos an den Kunden verschickt werden. Wie das Ganze optisch aussehen kann, zeigen wir in unserer Vorlage.

Kostenfreie Vorlage einer Rechnung

Quellen

www.fuer-gruender.de
www.wikipedia.org/wiki/Rechnung

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