Mahnungen: Was tun, wenn keine Zahlung kommt?

Detailaufnahme einer Mahnung

Sowohl für einen großen Konzern, als auch für einen kleinen Unternehmer – wenn nach einer erbrachten Leistung die Rechnung nicht beglichen wird, ist das zum einen ärgerlich, zum anderen aber auch finanziell problematisch. Was können Sie also tun, wenn keine Zahlung bei Ihnen eingeht? Wir raten zu einem dreistufigen Versand von Mahnungen.

Was ist eine Mahnung?

Prinzipiell ist eine Mahnung die Aufforderung des Gläubigers (also eines Unternehmers) an seinen Schuldner (entweder eine Privatperson oder ein anderes Unternehmen), die noch offene Rechnung zu begleichen. Es gibt zwei Varianten: außergerichtliche Mahnungen und gerichtliche Mahnungen. Ein Unternehmen ist nicht verpflichtet, zunächst den außergerichtlichen Weg zu gehen. Es hat sich jedoch in der Praxis inzwischen so eingebürgert.

Vom Gesetzgeber wird keine Form vorgeschrieben. Wir empfehlen aber zur Beweissicherung, die Mahnung stets schriftlich den Kunden zukommen zu lassen. Außerdem sollten Sie einen Nachweis haben, dass der Schuldner die Mahnung auch wirklich empfangen hat, denn nur dann werden alle Konsequenzen (Verzugszinsen) rechtlich bindend.

Über diese müssen Sie den Schuldner im Übrigen deutlich in Ihren Schreiben informieren. Folgende Punkte sollten ausdrücklich formuliert sein:

  • den Kunden namentlich ansprechen
  • die exakte Leistung sowie die korrekte Rechnungsnummer inkl. der ausstehenden Summe nennen
  • falls bereits anfallend jegliche Zinsen aufführen
  • ein Fälligkeitsdatum sowie Ihre Kontodaten angeben

Wie läuft ein Mahnverfahren ab?

Außergerichtliche Mahnungen

Für das Vertrauensverhältnis ist eine Mahnung meist eine sehr schwierige Situation. Sie wollen Ihren Kunden ja keine Absicht unterstellen. Darum empfiehlt es sich, die erste Mahnung noch recht freundlich zu formulieren. Nennen Sie sie gerne auch Zahlungserinnerung, das klingt partnerschaftlicher als “Mahnung” und wird rechtlich dennoch als solche bewertet. Allerdings nur, wenn die Aufforderung zur Zahlung daraus wie oben beschrieben deutlich hervorgeht.

Ist das Schreiben dem Schuldner zugegangen und die Zahlung bleibt trotzdem aus, sollte nach einem gewissen Zeitraum ein zweites Schreiben verschickt werden. Hier darf gerne auch das die Bezeichnung “Mahnung” verwendet und der Ton etwas deutlicher werden. Rührt sich der Kunde auch dann nicht, empfehlen wir eine letzte Mahnung, in der auf das bei Nichtzahlung eingeleitete gerichtliche Mahnverfahren hingewiesen wird.

Wir haben drei Vorlagen für Sie zum kostenlosen Download vorbereitet, in denen Sie sowohl die verschiedenen Formulierungen als auch Inhalte nachvollziehen können.

Vorlage Zahlungserinnerung

Vorlage 2. Mahnung

Vorlage 3. Mahnung

Mahnungen für kleine Firmen

Was für große Unternehmen wie gesagt vielleicht noch verschmerzbar ist, kann für kleine Firmen schon eine existenziell bedrohende Situation sein. Sie sind immerhin auf die zahlenden Kunden meist unmittelbar angewiesen. Darum empfehlen wir als Lösung für eine solche Situation einen weiteren Zwischenschritt.

Geht nach der zweiten Mahnung noch immer keine Zahlung ein, informieren Sie den Kunden schriftlich bzw. per E-Mail, dass bis zum Eingang der ausstehenden Beträge keine Leistungen mehr erfolgen. Das bedeutet: keine Behandlungen mehr, keine Fertigstellung eines Bauprojektes, keine Lieferungen von Waren usw. Der Grund dafür: kleine Firmen haben sehr begrenzte Ressourcen. Diese für einen nicht zahlenden Kunden zu verwenden ist wie oben erwähnt u.U. existenzgefährdend.

Gerichtliches Mahnverfahren

Einen gerichtlichen Mahnbescheid müssen Sie beantragen. Dies ist erst möglich, wenn ein Zahlungsverzug vorliegt (dazu im Folgenden näheres). Ist das der Fall, gilt es entsprechende  Formulare des zuständigen Mahngerichtes auszufüllen. Diese werden dann geprüft, ob alles rechtens und ordnungsgemäß ist. Dann wird ein gerichtlicher Mahnbescheid erlassen. Das ist jedoch noch keine Zahlungsgarantie, denn der Kunde kann diesem Bescheid auch widersprechen.

Zahlungsverzug und Zinsen

Der sogenannte Zahlungsverzug ist Grundlage für die Verzugszinsen, die ein Unternehmen bei ausbleibender Bezahlung dem Kunden zusätzlich anrechnen darf. Wann ein Zahlungsverzug vorliegt ist an verschiedene Bedingungen geknüpft.

  1. Ist die Rechnung dem Kunden zugegangen und es kommt nach 30 Tagen noch immer zu keiner Zahlung, beginnt der Verzug. Dies erfolgt bei Unternehmen automatisch, bei Endverbrauchern muss explizit vorab darauf hingewiesen werden.
  2. Es ist vorab bereits ein Zahlungsziel (zum Beispiel 14 Tage nach Rechnungsdatum) festgelegt. Erfolgt dies nicht rechtzeitig, beginnt der Verzug.
  3. Spätestens mit dem Eingang der ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung mit einer konkreten Aufforderung zur Überweisung beginnt für den Kunden der Zahlungsverzug.

Verzugszinsen berechnen

Haben Sie einmal den Startpunkt des Zahlungsverzugs ausgemacht, können Sie ab diesem Datum die Verzugszinsen berechnen. Diese sind nicht fix und können innerhalb des Verzuges auch variieren. Die Bezugsgröße bildet der Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank. Diese werden stets halbjährlich bekannt gegeben. Momentan liegt dieser Zinssatz bei -0,88% (Stand 1.1.2017).

Für Privatmenschen dürfen Sie 5% Verzugszinsen berechnen. Bei einem Unternehmen als Kunden können sogar 9% veranschlagt werden. Berechnet wird das Ganze wie in unserem Beispiel zu sehen ist:

Rechnungssumme: 1.000 Euro, Privatperson
Eingangsdatum der Rechnung: 02.02.2017
Verzug startet am 02.03.2017
Bezahlung erfolgt am 31.05.2017
Verzugszeitraum: 91 Tage

Verzugszins: -0,88% + 5% = 4,12 % -> 0,1129 Euro/Tag Verzugssinsen
Verzugszinsen: 0,1129 Euro x 91 Tage = 10,2718 Euro
Fällige Summe: 1.010,27 Euro

Wer etwas unsicher ist, kann auch auf Online-Zinsrechner zurückgreifen. Davon gibt es viele verschiedene Varianten im Internet zur kostenfreien Verwendung. Mit diesen Hilfsmitteln und unseren Tipps und Tricks sind Sie bestens gewappnet für den Fall der Fälle, falls ein Kunde doch einmal nicht ganz pünktlich zahlt.

Quellen

www.fuer-gruender.de/wissen/…/mahnung/
www.fuer-gruender.de/wissen/…/zahlungserinnerung/
www.debitoor.de
www.billomat.com
www.wikipedia.org/wiki/Mahnung_(Deutschland)

Foto: © geralt, Lizenz: Creative Commons CC0 1.0, Quelle: pixabay.com


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.