Telefon Gesprächsleitfaden: Wenn man an der Sekretärin vorbei muss

Immer wieder werden wir von Kunden gefragt, wie wir es schaffen, an den Sekretärinnen vorbei zu kommen und direkt mit dem Inhaber oder dem Geschäftsführer verbunden zu werden. Auch wir verfügen über keine Wundermittel. Aber wir werden in diesem Beitrag zeigen, mit welchen Worten wir an den Entscheider eines Unternehmens gelangen.

Wichtig für ein erfolgreiches Telefonat ist die Vorbereitung. Wir recherchieren in den meisten Fällen vorab, wer der richtige Ansprechpartner in einem Unternehmen ist. Manchmal versenden wir zudem eine E-Mail mit Informationen an den gewünschten Gesprächspartner. Je nachdem, für welche Vorgehensweise wir uns entscheiden, führen wir das folgende Telefonat.

1. Vorstellung und Einleitung des Telefonates

“Guten Morgen, mein Name ist Marianne Musterfrau von Musterfirma Müller. Ich würde gerne Herrn Schmidt sprechen.”

Im ersten Satz nennen wir immer unseren Vor- und Zunamen und den Namen des Unternehmens. Der zweite Satz kann leicht variiert werden, in dem man statt “ich würde” auch “ich möchte” verwendet.

Meistens erfahren wir nach dieser kurzen Einleitung, ob der Gesprächspartner da ist. Ist er vor Ort, wird entweder verbunden oder es folgt die Frage “Worum geht es?” Allerdings wird man diese Frage seltener erleben, wenn man den konkreten Ansprechpartner beim Namen nennt, da hierdurch vielen Sekräterinnen den Eindruck erhalten, man kenne den Ansprechpartner bereits.

2. Einwandbehandlung wenn keine Mail verschickt wurde

Wird nachgefragt worum es geht, dann sollte man in einem kurzen Satz erklären, was das eigentliche Anliegen ist. Handelt es sich zum Beispiel um eine Kooperation, kann dieser Satz lauten:

“Es geht um eine Kooperation.”

Diesen Satz sollte man sich zuvor bereits zurechtlegen. Anschließend wartet man die Reaktion der Sekretärin ab, ohne weitere Erörterungen zu geben. In den meisten Fällen wird man verbunden, da auch die Sekretärin die Wichtigkeit des Anliegens nur schwer einschätzen kann.

3. Einwandbehandlung wenn eine E-Mail zuvor verschickt wurde

Die Erfahrungen bei unserer Arbeit als Büroservice für Radeberg und Umland zeigen immer wieder, dass es etwas einfacher wird, wenn man zuvor bereits eine E-Mail verschickt hat. Dann kann man sich auf diese E-Mail berufen indem man der Sekretärin mitteilt.

“Wir haben vor Kurzem eine E-Mail an Herrn Schmidt geschickt.”

Anschließend heißt es wieder warten und die Sekretärin entscheiden lassen, ob man verbunden wird oder nicht. In den meisten Fällen geschieht dies aber, ohne dass weitere Fragen gestellt werden.

Bildquelle:© fotodesign-jegg.de – Fotolia.com


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.