Nicht nur für Berufskraftfahrer ist es wichtig, sondern eigentlich für alle Arbeitnehmer, die mit ihrem Auto sowohl privat als auch geschäftlich unterwegs sind: das Fahrtenbuch. Aber warum können diese Aufzeichnungen so entscheidend sein? Wir erklären, was es mit dem Fahrtenbuch auf sich hat.
Vorteile Fahrtenbuch
Aufzeichnungen über alle getätigten Fahrten zu führen, kann zunächst als lästig empfunden werden. Jedoch sind dadurch große Steuerersparnisse möglich. Ein Fahrtenbuch erbringt den für das Finanzamt notwendigen Nachweis, in welchem Ausmaß der PKW tatsächlich privat genutzt wurde, denn nur dieser Anteil muss versteuert werden. Wer kein Fahrtenbuch führt – dazu ist gesetzlich niemand verpflichtet – wird hinsichtlich der Ein-Prozent-Regelung pauschal versteuert, wodurch unter Umständen höhere Steuern anfallen können.
Wie ist das Fahrtenbuch zu führen?
Da die Finanzämter ein Fahrtenbuch jederzeit ablehnen können, sollten einige Richtlinien befolgt werden. Es wird im Allgemeinen immer davon gesprochen, dass die Aufzeichnungen zeitnah, in sich geschlossen und natürlich wahrheitsgemäß geführt werden sollten. Zeitnah ist dabei relativ, denn nicht immer kann sofort der Eintrag vorgenommen werden. Es sollte jedoch immer spätestens 7 Tage nach der Fahrt erfolgen. Dabei ist die Chronologie unbedingt einzuhalten! Zudem wird ein Fahrtenbuch immer für ein (Wirtschafts-)Jahr geführt, außer das Fahrzeug wird später angeschafft, stillgelegt oder verkauft.
Handschriftlich oder elektronisch?
Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch ist legitim, solange es gut lesbar ist und auch nicht nachträglich unbemerkt veränderbar ist. Das bedeutet, es werden keine losen Blätter akzeptiert, sondern es muss in gebundener Form geführt werden. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt bzw. müssen deutlich gekennzeichnet werden. Ein Eintrag darf also nicht ausradiert werden, sondern muss sauber durchgestrichen und direkt darunter neuformuliert werden.
Elektronisch ist ein Fahrtenbuch ebenfalls zulässig, solange auch hier keine unbemerkten Änderungen vorgenommen werden können. Es empfiehlt sich also beispielsweise ein externer Anbieter, bei dem die Eintragungen vorgenommen werden oder eine genau nachvollziehbare Änderungsdokumentation.
Welche Mindestangaben sollten gemacht werden?
Damit man sicher geht, dass das Fahrtenbuch auch wirklich akzeptiert wird, sollten bestimmte Angaben auf jeden Fall gemacht werden:
- Wer ist der Fahrer bzw. auf welches Fahrzeug (Kennzeichen) bezieht es sich?
- Welcher Zeitraum (Jahr, Monat)?
- Datum jeder Fahrt
- Kilometerstand Start, Kilometerstand Ziel sowie nochmals die zurückgelegte Distanz
- Ausgangs- und Zielpunkt (Adresse)
- Zweck der Fahrt bzw. Name & Anschrift des Kunden
- Angabe ob Fahrt privat oder geschäftlich ist (Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsort ist geschäftlich)
Tipps & Tricks: Was ist zu beachten?
Fahrten kombinieren
Tatsächlich muss nicht jede Fahrt einzeln eingetragen werden. Wenn an einem Tag beispielsweise drei Kundentermine hintereinander mit dem Auto angefahren werden, kann diese Strecke in einem Eintrag zusammengefasst werden. Dazu müssen der Kilometer-Endstand und die Kunden in der exakten, zeitlichen Abfolge vermerkt werden. Sollte sich dazwischen eine private Fahrt (zum Beispiel zum Arzt) eintakten, so können die davorliegenden zusammengefasst werden, dann folgt die separat notierte private Fahrt und alles danachkommende kann wieder gesammelt eingetragen werden.
Abkürzungen
Gerade Mitarbeiter, die bestimmte Kunden in regelmäßigen Abständen aufsuchen, können sich mit Abkürzungen oder Nummerierungen das Fahrtenbuchführen leichter gestalten. Dies ist jedoch nur möglich, wenn diese Kennzeichnung aus sich heraus verständlich ist oder maximal eine beigelegte Aufschlüsselung erfordert. So können gerade auch Arbeitnehmer mit sensiblen Daten (z.B. medizinischer Natur) Patienten bzw. Klientennummern nutzen, um im Fahrtenbuch selbst keinerlei Geheimnisse zu verletzen.
Hier downloaden: Vorlage Fahrtenbuch
Benötigen Sie weitere Hilfe? Wir vom Büroservice für Bischofswerda und Umland sind gern für Sie da.
Quellen:
www.steuerberater-gaby-muenchen.de
www.timr.com
www.rechnungswesen-portal.de
www.wikipedia.de/Fahrtenbuch
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