Schnelles Erfassen von Kontakten für den Außendienst

Heute möchten wir darüber berichten, wie wir für Außendienstler Kontaktdaten erfassen. Wir stellen dabei immer wieder fest, dass die vorhandenen Daten in den verschiedensten Formen vorliegen. Ein einfacher Visitenkartenscanner hilft dabei nicht immer, wie das folgende Beispiel zeigt.

Die Anfrage erhielten wir als Schreibdienst für Radeberg und Umland vor wenigen Wochen von einem Mitarbeiter im Außendienst. Dieser erhielt bei seiner täglichen Akquise zahlreiche Kontaktdaten. Zum Teil stammten diese von der Kaltakquise. Aber es mischten sich auch Kontakte darunter, die von einer Messe kamen. Insgesamt handelte es sich bei dem Kunden um rund 600 Kontakte.

Daten auf Visitenkarten, Flyern und Broschüren

Nur bei rund 300 dieser Kontakte waren dies Visitenkarten. Die anderen 300 Kontakte befanden sich auf Flyern, Broschüren oder sonstigen Ausdrucken. Bei diesen Infos müssen auch wir Hand anlegen und können die Daten nicht einfach durch einen Scanner schicken. Der Grund dafür ist einfach erklärt, denn für jedes Erfassen von Dokumenten, müssen Vorlagen eingerichtet werden, damit das Programm anschließend die entsprechenden Daten erkennen kann.

Bei Kontaktdaten, die sich auf Broschüren oder Flyern befinden, sind diese Vorlagen nicht so einfach zu definieren. Die Daten können sich in den Broschüren irgendwo befinden. Und auch auf Flyern gibt es keine Vorgaben in welcher Anordnung und wie die Kontaktdaten dort hinterlegt sind. Zusätzlich existierten bei einigen dieser Daten handschriftliche Bemerkungen zum entsprechenden Ansprechpartner.

Für uns war deswegen klar, die Daten von den Visitenkarten konnten wir sehr schnell erfassen. Aber für die Kontaktdaten von den Flyern und Broschüren benötigten wir mehr Zeit. Nach rund einer Woche hatten wir alle 600 Daten eingepflegt und konnten diese an den Kunden verschicken.

Kontaktdaten für Excel und Outlook

Zum Schluss noch etwas zu den Daten. In den meisten Fällen erhalten wir vom Kunden sämtliche Unterlagen, auf denen sich die Kontaktdaten befinden. Anschließend sprechen wir mit dem Kunden ab, in welcher Form er die Daten wünscht. Meistens ist dies eine Excel-Liste oder eine Outlook-Datei, in dem unser Kunden die Felder vorgibt. Sind diese Parameter abgestimmt, pflegen wir die Daten ein und senden danach die Unterlagen per Post zurück. Die Excel-Tabelle oder die Outlook-Daten mit den erfassten Kontakten erhalten unsere Kunden zusätzlich per E-Mail.

Startbild: © SirChopin – Fotolia.com


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