E-Mails mit CC oder BCC – Was sollte man wann verwenden?

Manchmal werden wir von Kunden gefragt, wann man cc oder bcc beim Versenden von E-Mails verwenden soll. Wir haben hierfür ein einfaches System entwickelt, mit denen wir unsere Mails nach einem entsprechenden Standard versenden.

Bei einer E-Mail gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, einen Empfänger in der Mail zu hinterlegen. Diese sind:

Die verschiedenen Empfängerfelder einer E-Mail

1. offenes Empfängerfeld

Im offenen Empfängerfeld hinterlegen wir alle Empfänger, für die der Inhalt der Mail mit einer direkten Aufgabe oder Information verbunden ist. Wenn zum Beispiel zwei Personen gemeinsam an einem Kundenprojekt arbeiten und zu diesem Projekt eine Mail verschickt wird, so werden beide Empfänger in das offene Empfängerfeld gesetzt.

2. CC – Empfängerfeld

Unter dem CC-Empfängerfeld werden die Empfänger eingetragen, für die der Inhalt der Mail wichtig ist, sich für ihn aber keine weiteren Arbeiten ergeben. Die Mail hat für einen CC-Empfänger nur einen informellen Charakter. Im Beispiel eines Projektes könnte das der Kunde sein, der über den IST-Stand informiert wird, ohne das eine Zuarbeit von ihm benötigt wird.

3. BCC – Empfängerfeld

Als drittes Feld gibt es noch das BCC Empfängerfeld. Hier hinterlegen wir alle Empfänger, für die die Information in der Mail relevant ist, die aber im Mailverkehr öffentlich nicht erscheinen sollen. Wir unterscheiden somit bei CC oder BCC nur, ob der Empfänger offen genannt werden darf. Im Beispiel von unserem Projekt kann dies der externe Bürodienstleister sein, der die Mails im Namen des Kunden archiviert.

Keine Regeln ohne Ausnahmen

Auch wenn man klare Regeln festlegt, kann es immer wieder zu Unsicherheiten kommen. Ausnahmen gehören eben auch im Mailverkehr zur Tagesordnung. Das beginnt schon damit, dass man sich nicht sicher ist, ob der Empfänger die Information direkt verwertet oder nur archiviert. In diesen Fällen empfehlen wir, den Empfänger erst einmal als cc einzusetzen. Unsicherheit kann es auch bei der Auswahl cc oder bcc geben, wenn man nicht weiß, ob man die Empfänger nennen darf. In solchen Fällen entscheiden wir bei der Büroorganisation für Dresden und Umland uns immer erst einmal für bcc und fragen in einem späteren Gespräch nach, wie der Kunde es gerne hätte.

Bildquelle: © momius – Fotolia.com


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