Büroorganisation Ingenieurbüro: Vorbereitende Buchhaltung

Seit längerer Zeit schon übernehmen wir für ein Ingenieurbüro die vorbereitende Buchhaltung – ein grundlegender Baustein in unserem Angebot für Bürodienstleistungen in Dresden und Umland. In diesem Beitrag berichten wir darüber, auf welche Probleme wir dabei stießen und wie wir sie gelöst haben.

Ein Ablagefach für alle Rechnungen und Quittungen

Ein Ingenieurbüro bat uns, die vorbereitende Buchhaltung zu übernehmen. Dazu informierten wir uns zuerst, was wir im Büro zu erwarten hätten. Das Hauptproblem bestand darin, dass ein Großteil der Rechnungen im Büro einfach verschwanden, nachdem sie per Post eingegangen waren. Zudem war ein Teil der Rechnungen, die online verschickt wurden, nicht mehr auffindbar. Wir organisierten aus diesem Grund zuerst ein Ablagefach für zukünftige Rechnungen.

Onlinerechnungen zum Download aus Portalen

Ab sofort landeten alle Rechnungen in dem Ablagefach. Dadurch verringerten wir die Zeit, die zuvor für das Suchen der Rechnungen benötigt wurde. Anschließend kontrollierten wir anhand der Kontoauszüge, welche Rechnungen uns noch fehlten. Meistens handelte es sich dabei um regelmäßig eintreffende Online-Rechnungen, wie etwa die des Telefonanbieters. Um die Rechnungen zu erhalten, erbaten wir die Online-Zugänge der jeweiligen Anbieter. Danach konnten wir die notwendigen Rechnungen aus deren Portalen herunterladen.

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Anschließend begannen wir mit der vorbereitenden Buchhaltung. Barbelege, wie Tank-Quittungen oder Portokosten übertrugen wir in ein Kassenbuch. Relevante Informationen kopierten wir und ordneten das Original in der Ablage des Ingenieurbüros ein. Dazu zählen zum Beispiel Beitrags-Rechnungen von Versicherungen mit gleichzeitiger Änderung der Versicherungsbedingungen. Diese Unterlagen müssen im Büro bleiben um im Schadensfall schnell darauf zurückgreifen zu können. Außerdem fertigen wir Kopien von Bescheiden des Finanzamts an, auf denen Forderungen geltend gemacht werden. Die Kopie geht in die Buchhaltung, das Original bleibt im Ingenieurbüro.

Netter Nebeneffekt: Briefversand wird automatisch mit erledigt

In der Zwischenzeit landet im Ablagefach auch die Post und andere Belege, die wir für die vorbereitende Buchhaltung nicht benötigen. Diese Unterlagen sortieren wir raus und heften sie in den Ordnern ab, in die sie gehören. Einen netten Nebeneffekt hat das für unseren Kunden. Porto und Versandkosten fallen jetzt kaum noch bei ihm an, da wir auch den Briefversand für ihn mit übernommen haben.

Bildquelle: © Tomasz Papuga – Fotolia.com


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