Immer wieder werden wir von Interessenten gefragt, welche Büroarbeiten wir für sie übernehmen würden. Eine pauschale Antwort können wir auf diese Frage nicht geben, richten sich die Arbeiten doch in erster Linie nach den Bedürfnissen der Kunden. Deswegen möchten wir in diesem Beitrag einmal darüber berichten, welche Arbeiten unsere Büroorganisation für Dresden und Umgebung in bestimmten Fällen umfasst.
Buchhaltung vorbereiten
Bei vielen unserer Kunden kümmern wir uns um die Vorbereitung der Buchungsunterlagen für die Buchhaltung. Dies beginnt damit, dass wir alle relevanten Buchungsunterlagen sortieren. Anschließend kontrollieren wir die Kontoauszüge. Fehlen Unterlagen, kümmern wir uns darum, diese zu beschaffen. Das kann soweit gehen, dass wir fehlende Rechnungen bei dem Adressaten anfordern, wenn es von unserem Kunden gewünscht wird.
Angebote und Rechnungen schreiben
Ebenfalls sehr häufig werden wir darum gebeten, Angebote und Rechnungen zu schreiben. Auch dies scheint für viele Unternehmer zu den Aufgaben zu gehören, die man gerne los werden möchte. Zum Erstellen der Angebote erhalten wir von unseren Kunden die Mail mit der Anfrage oder eine gesonderte Mail, in der kurz beschrieben wird, welche Leistungen zu welchen Preisen in dem Angebot erscheinen sollen. Wir bringen alles in Form und versenden es im Namen des Kunden an den Interessenten.
Rechnungen schreiben wir ebenfalls im Namen unserer Kunden nach einem vorgegeben Muster. Dieses wird vorab gemeinsam mit den Kunden erstellt. Anschließend übertragen wir die vorgegeben Werte in die Vorlage. Erfolgt die Abrechnung nach Leistung, kümmern wir uns in vielen Fällen auch darum, die Leistungsscheine zu erfassen und in die jeweiligen Programme zu übertragen.
Telefonate durchführen
Neben der telefonischen Kaltakquise nehmen wir unseren Kunden auch gerne andere Telefonate ab. Dies können zum Beispiel Terminbestätigungen sein oder das Buchen von Unterkünften für die Mitarbeiter. In diesen Fällen greifen wir zum Hörer, rufen die entsprechende Stelle an und klären alle wichtigen Infos im Namen des Unternehmens. Um die zeitliche Organisation kümmern wir uns ebenfalls, damit auch wirklich nichts vergessen wird.
Bildquelle: © Tomasz Papuga – Fotolia.com