Buchhaltung leicht gemacht

Ein Taschenrechner liegt auf einem Blatt Papier mit vielen, teilweise abgehakten Rechenposten, daneben ein Stift.

Viele Menschen tun sich mit der richtigen Buchhaltung schwer. Gerade kleinere Firmen versinken manchmal in ihren Rechnungen und Belegen und sind überfordert von der Menge. Wie organisiert man das Ganze richtig? Wie findet man schnell diesen einen wichtigen Beleg wieder? Wir kennen diese Probleme durch unsere Arbeit als Büroorganisation für Radeberg und Umland nur zu gut und haben im Laufe der Zeit ein ganz einfaches aber wirkungsvolles System für die Buchhaltung in kleinen Firmen entwickelt.

Der Ausgangspunkt

Um die Buchhaltung für den Steuerberater fertigzumachen, sind wir immer live vor Ort beim Kunden. Er übergibt uns die gesammelten Unterlagen des vergangenen Monats bzw. des vergangenen Jahres, welche meist die Belege und auch die Kontoauszüge des entsprechenden Zeitraums beinhalten. Diese gilt es nun zu ordnen.

Das System

Unsere Vorgehensweise ist dabei so einfach wie effizient: Es muss alles strikt durchnummeriert werden. Zu allererst nehmen wir uns also die Kontoauszüge vor, sortieren diese nach den Monaten und nummerieren sie entsprechend. Der Dezember 2015 wäre dann also beispielsweise 15-12. Jeder einzelne Buchungsposten wird dann anknüpfend durchnummeriert.

Im Anschluss daran geht es an die Belege. Ein Beleg ist übrigens jedes Dokument im betrieblichen Rechnungswesen, welches Daten zu einem Geschäftsfall enthält, der finanzielle Auswirkungen hat. Das heißt, es geht nicht nur um Eingangs- oder Ausgangsrechnungen, sondern zu den Belegen zählen auch Parkscheine des Dienstwagens, Restaurantrechnungen als Bewirtungsbelege für Geschäftsessen oder Quittungen für den Kauf von Briefmarken.

All diese Belege werden nun den entsprechenden Monaten und auch den jeweiligen Buchungsposten zugeordnet und ebenfalls so nummeriert. Das Ganze wird noch ordentlich abgeheftet und schon ist die Vorbereitung für den Steuerberater erledigt.

Der Vorteil

Dieses System ist denkbar einfach, braucht aber natürlich bei der ersten Einführung ein wenig Geduld. Das lohnt sich aber, denn einmal eingeführt, lässt sich das System einfach weiterpflegen und ist leicht nachzuvollziehen. Die Buchführungsunterlagen gehen zurück an die Kunden, welche im Anschluss mit diesem System zurechtkommen müssen. Unsere Erfahrung zeigt aber, dass damit bestimmte Belege und Unterlagen sehr schnell zu finden sind – auch von Personen, die nicht an der Buchhaltung direkt teilgenommen haben.

Foto: © 777546, Lizenz: Creative Commons CC0 1.0, Quelle: pixabay.com


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