Das Papierchaos besiegen – die ideale Aufbewahrung für Belege

Ein Stapel Kassenbons und Belege liegt auf einem Tisch

Das von vielen liebevoll geführte Prinzip “Schuhkarton” als Aufbewahrung für ihre Belege ist im ersten Moment sicherlich die schnellste Lösung, rächt sich jedoch spätestens bei der eigentlichen Steuererklärung. Wie Sie dieses Papierchaos schnell und sicher regeln können, verraten wir Ihnen hier.

Nie wieder Belege einsenden?

Tatsächlich tritt ab 2018 eine Neuregelung für die Steuererklärung in Kraft. Diese soll gerade für Privatpersonen das ganze Prozedere vereinfachen und besagt, dass zukünftig die “…generelle Belegvorlagepflichten […] weitgehend durch Belegvorhaltepflichten ersetzt…” werden. Das bedeutet, dass nicht mehr jede einzelne Quittung, jedes Parkticket und jede Rechnung im Einzelnen dem Finanzamt zusammen mit der Steuererklärung mitgeschickt werden muss.

Doch daraus dürfen Sie nicht schließen, dass Sie nie wieder Belege aufheben müssen. Denn im Zweifelsfalle kann und wird der Steuerbeamte diese nachträglich einfordern. Zudem sind Sie ohnehin dazu verpflichtet, Ihre Belege mindestens vier, oftmals aber sogar zehn Jahre aufzubewahren. Also doch wieder jedes Jahr durch Schuhkartons wühlen? Muss nicht sein – wir hätten da eine bessere Idee.

Die ideale Belegaufbewahrung

Generell sollten Sie sich einen regelmäßig wiederkehrenden Zeitpunkt für die Buchung Ihrer Belege einrichten. Das kann beispielsweise einmal im Monat oder einmal im Quartal sein – je nachdem, wie viel sich bei Ihnen in dieser Zeitspanne ansammelt. Das Prinzip, welches wir unseren Kunden stets zu etablieren empfehlen, läuft aber immer gleich ab.

Einmalige Vorbereitung

Legen Sie sich für jedes Jahr einen Ordner an, in welchem Sie die Belege chronologisch (die ältesten hinten, die neuesten obenauf) abheften können. Wenn Sie möchten, können Sie bereits verschiedene Kategorien einführen, denen Sie die Belege später zuordnen (z.B. Reisekosten, Weiterbildung, Arbeitsmittel, Versicherungen, …). Das vereinfacht es später, einen bestimmten Nachweis wieder zu finden.

Zusätzlich dazu können Sie auch alle Belege noch einscannen und digital abspeichern. Falls diese Option genutzt werden soll, kann ein entsprechendes Verzeichnis ebenfalls bereits angelegt werden. So müssen die einzelnen Dateien später nur noch per Drag & Drop zugeordnet werden.

Wie die Belege am besten abheften?

Wie bereits erwähnt, sollten Sie die Belege stets chronologisch abheften. Nummerieren Sie sie unbedingt auch, damit später ohne großen Aufwand bei der Buchhaltung nachvollzogen werden kann, welcher Beleg zu welchem Vorgang gehört.

Dafür sollten Sie bei der Belegaufbewahrung jedes Jahr neu beginnen und nicht fortlaufend weiter nummerieren. Ansonsten könnten im Januar eingehende Beleg für das vorhergehende Jahr schwierig einzubuchen sein. Am besten arbeiten Sie mit einer Kombination aus Jahr und Nummer – also z.B. 2017/0019 für den insgesamt 19. Beleg im Jahr 2017.

Achtung Thermopapier!

Manche Quittungen sind auf sogenanntem Thermopapier gedruckt. Diese verblassen im Laufe der Zeit. Kopieren Sie darum die Belege sofort und tackern Sie das Original daran (immer ein Beleg pro A4-Blatt). So ist auf jeden Fall gewährleistet, dass der Beleg dauerhaft lesbar bleibt. Warum tackern? Weil Klebstoff oder Klebestreifen die Tinte ebenfalls angreifen können.

Und was ist mit Tickets und Fahrscheinen?

Hier muss nicht für jeden Beleg ein einzelnes A4-Blatt genutzt werden. Sie können die kleinen Papiere zu mehreren aufkleben (auch hier – besser tackern!) und am besten monatlich abheften. So geht keiner verloren und die Unterlagen werden aber auch nicht unnötig umfangreich.

Kontoauszüge nicht vergessen!

Heften Sie am besten die Quittungen immer direkt hinter die entsprechenden Kontoauszüge, auf denen die Kosten erscheinen. Wir empfehlen auch zusätzlich die vergebenen Nummern der Belege an den jeweiligen Kontobewegungen zu vermerken. So ist auf einen Blick ersichtlich, worum es sich handelt.

Quellen

www.focus.de/…/fiskus-schafft-zettelwirtschaft
www.n-tv.de/…/Welche-Belege-will-das-Finanzamt-sehen
www.bundesfinanzministerium.de/…/3-4-Modernisierung-des-Besteuerungsverfahrens.html
www.deutsche-handwerks-zeitung.de


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